W jaki sposób poprawić obieg dokumentów w firmie? Jakie działania są najbardziej efektywne?

Papierowy obieg faktur sprawia, że wydłuża się proces akceptowania dokumentów. Faktury w związku z tym późno idą do księgowości, a to wiążę się z zagrożeniem doliczania odsetek, albo też brakiem możliwości odliczenia vat w najbliższym możliwym okresie. Co więcej, firma nie ma odpowiednich danych, które są bardzo potrzebne, żeby zarządzać, bo niezarejestrowane faktury zostają dłużej u pracowników.

dokumenty

Autor: alcuin lai
Źródło: http://www.flickr.com

W taki sposób więc trudno stwierdzić, gdzie w danym momencie znajdują się faktury. Każdy z przypadków, który wymaga skonsultowania się między pracownikami albo konieczności szybkiego działania wymagają, żeby podjąć dodatkowe działania, na przykład wysyłka maili. System workflow faktur z łatwością jest w stanie wyeliminować takie trudności. Podczas normalnego obiegu tego typu dokumenty przekazywane są do ręki do konkretnych pracowników firmie, jakie są odpowiedzialne za ich akceptowanie. W trakcie tego typu procesu pracownicy są w stanie przypisać im właściwe numery projektów, albo innego rodzaju klasyfikatory czy znaczniki. Takie oznaczenia (zobacz znaki bhp) są niezbędne, żeby być w stanie rozliczyć dokumenty. Informacje takie można jednak zebrać bardzo łatwo w systemie. To sprawia, iż możemy uniknąć manualnych podpisów, które składa się w celach potwierdzenia. System umożliwia na kompleksowe wdrożenie reguł oraz procedur obiegu oraz akceptowania faktur, które obowiązują w każdej firmie w formie elektronicznej. Gdy faktury skończą obieg, zostają wysyłane do pracowników księgowości.

księgowość

Źródło: pixabay

System workflow zezwala na elastyczne organizowanie dróg obiegu faktur. Konfiguracja etapów zatwierdzania umożliwia na stworzenie większej ilości poziomów akceptacji. System pozwala także na implementację bardzo dokładnie zdefiniowanych warunków, które decydują o przejściu dokumentów z jednego etapu do kolejnego. Kryterium, jakie warunkuje obieg możemy oznaczać przykładowo wartość faktury. Kolejnym przykładem zaimplementowania warunku w przebiegu dokumentów jest używany w wielu organizacjach kod mpk, lub inny znacznik, jaki jest używany przy podziale kosztów w firmie. System można wdrożyć dość precyzyjnie w każdym przedsiębiorstwie, dobrze jest przyjrzeć się dokładniej, jak to funkcjonuje.