Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami w firmie to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału obowiązków, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i podział podział majątku adwokat lublin ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

, , , ,

Related posts

Latest posts

Na czym polega konsulting i doradztwo biznesowe?

Konsulting oraz doradztwo biznesowe odnoszą się do bardzo szerokiego pola semantycznego związanego z biznesem, jednak każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą powinien zaznajomić się z ofertą firm tego typu.

Co może zawierać przesyłka reklamowa?

Powinniśmy sobie zdawać sprawę z tego, że efektywne promowanie firmy oraz podejmowanie działań marketingowych, to niezwykle istotne zadania, jeżeli chcemy mieć pełną świadomość tego, że będziemy zwracać na siebie znaczną uwagę odbiorców.

Edukacja wspiera sukces zawodowy. Maturzysto, czy wybrałeś już swój kierunek studiów?

Szkoła średnia za Tobą, nie musisz już się zadręczać codziennym wstawaniem wcześnie rano oraz rutyną, która jest z tym związana. Czeka cię kolejny rozdział w życiu, jakim są studia. To odpowiednia chwila, by wyruszyć w podróż ku następnej przygodzie. O życiu studenckim na pewno słyszałeś wiele, relacjonowali ci o tym starsi koledzy bądź rodzice. Huczne imprezy, nieprzespane noce, relaks na trawie w wiosennym słońcu za akademikiem.

W jaki sposób rozpoczynający karierę pisarze wydać mogą swoje książki, jakiego rodzaju opcje będą dla nich najlepsze.

Każdy początkujący pisarz w pewnym momencie będzie się zastanawiał, jak najlepiej wydać może swoją pierwszą książkę. Rzecz jasna rozważania takie będą miały sens jedynie wtedy, jak ta książka zostanie już napisana i na tyle skorygowana, że będzie się nadawała do druku. To akurat ma bardzo duże znaczenie, bo próba wypuszczenia na rynek, co zawiera błędy albo nie zostało dokończone zwyczajnie się skończy niepowodzeniem.