Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami w firmie to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału obowiązków, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Następny z w/w systemów wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i podział podział majątku adwokat lublin ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.